Qualiopi est une certification qui garantit la qualité des process mis en œuvre par un organisme de formation. Elle s’appuie sur un référentiel national déterminé par décret qui prend notamment en compte les spécificités des publics accueillis et des actions dispensées par apprentissage (Code du travail : article Q L. 6316-3).
La loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel prévoit dans son article 6 une obligation de certification, par un organisme tiers, des organismes réalisant des actions concourant au développement des compétences.
La certification qualité est obligatoire pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent accéder aux fonds publics et mutualisés ; la marque Qualiopi concerne donc tous les prestataires dispensant des actions :
- De formation
- De bilans de compétences
- Permettant de faire valider les acquis de l’expérience
- De formation par apprentissage
Qui a la propriété de la marque qualiopi ?
Pour mémoire, la marque Qualiopi avait été déposée à l’INPI le 2 octobre 2019 à titre provisoire par l’État français, qui en est le seul propriétaire.
Mise en place essentielle d’une démarche qualité
La démarche qualité s’articule systématiquement autour de 4 étapes majeures :
- Faire un état des lieux
- Déterminer le plan d’action
- Réaliser les actions
- Mesurer les améliorations et poursuivre la mise en œuvre
Le référentiel national qualité
Ce référentiel est organisé autour de sept critères qualité :
- Critère 1 : Information au public
Le critère 1 de la certification Qualiopi s’intéresse aux informations et aux moyens utilisés pour les transmettre aux bénéficiaires de votre formation. Il met l’accent sur la transparence et l’accessibilité des renseignements fournis sur toutes les prestations proposées, les délais pour y accéder ainsi que les résultats obtenus.
Le critère 1 du Référentiel national qualité (RNQ) se divise en 3 indicateurs clés. - Critère 2 : Objectif et adaptation des prestations
Le critère 2 de la certification Qualiopi se penche sur la manière dont l’organisme de formation va adapter ses prestations en fonction de son public de bénéficiaires. L’OF doit être en mesure de prouver qu’il y a bien une prise en compte des besoins des clients au moment de concevoir l’offre de formation.
Le 2ème critère du RNQ se compose de 5 grands indicateurs. - Critère 3 : Accueil, suivi et évaluation du public
Le critère 3 du Référentiel national qualité concerne l’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations, des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation. Il s’agit de mettre en lumière l’accompagnement et le suivi des apprenants tout au long du parcours de formation. Ces mesures visent à informer les clients mais aussi anticiper leurs difficultés, les rassurer et, à terme, réduire les abandons en cours de formation.
Le critère 3 Qualiopi se divise, lui, en 8 indicateurs à respecter. - Critère 4 : Adéquations des moyens
Le critère 4 de la certification Qualiopi se concentre sur les moyens mis en place pour réaliser les prestations et remplir les objectifs. L’organisme certificateur va évaluer la qualité et la pertinence des ressources employées, ainsi que les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre pour dispenser une formation de qualité. L’OF doit veiller à ce que les bénéficiaires s’approprient correctement les ressources, sans difficulté.
Le critère 4 du Référentiel national qualité se compose de 4 indicateurs clés. - Critère 5 : Qualification du personnel
Le critère 5 du Référentiel national qualité s’intéresse à la manière dont l’OF va développer les connaissances et les compétences des intervenants et du personnel. Pour garantir la qualité des prestations proposées, l’OF doit également veiller au maintien et à la mise à jour régulière des compétences en questions.
2 indicateurs composent ce 5ème volet de la certification Qualiopi. - Critère 6 : Investissement dans l’environnement professionnel
Le critère 6 représente un large volet de la certification Qualiopi. L’OF doit démontrer qu’il se présente comme un acteur important et actif du monde de la formation professionnelle. Ce 6ème point du RNQ évalue la capacité de l’OF à rester en phase avec son écosystème, et à s’impliquer activement en suivant assidûment les évolutions des compétences nécessaires et les innovations techniques permettant d’améliorer l’offre de formation.
Le 6ème critère Qualiopi se décline 7 indicateurs à respecter. - Critère 7 : Appréciations et amélioration continue
Le 7ème et dernier critère Qualiopi concerne la collecte et la prise en compte des appréciations et réclamations de toutes les parties prenantes des formations : apprenants, formateurs, intervenants ou encore financeurs. Surtout, l’OF doit démontrer sa capacité à mettre en place des mesures d’améliorations en tenant compte de tous ces retours.
Ce dernier volet du Référentiel national qualité se compose de 3 indicateurs.
La mission des organismes certificateurs
Le(a) certificateur(rice) Qualiopi a pour mission de mettre en œuvre un processus de vérification et de contrôle de l’organisation des prestataires selon le référentiel Qualiopi. Ce processus répond lui aussi aux 4 phases d’analyse, d’audit, de décision et notification.
- L’analyse et la contractualisation : Le(a) certificateur(rice) apprécie la recevabilité de la demande de certification et propose un contrat au prestataire. Ce contrat présente les engagements des deux parties et précise la durée de l’audit. Quel que soit le choix de l’organisme certificateur Qualiopi par le prestataire, la durée de l’audit Qualiopi sera la même car cette dernière est déterminée selon des critères établis par le(a) législateur(rice). En effet, la durée se calcule en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité du prestataire, du nombre de sites concernés et du nombre de catégories d’actions pour lesquelles il souhaite obtenir la certification. L’organisme certificateur Qualiopi propose dans un délai maximal de 30 jours calendaires, après réception du contrat conclu avec l’organisme candidat, une date de réalisation de l’audit initial Qualiopi en tenant compte de la période de réalisation de l’audit souhaitée par le prestataire.
- Évaluation, décision et notification : L’organisme certificateur choisit un(e) auditeur(rice) Qualiopi qui aura la charge d’établir le plan d’audit et de réaliser ce dernier. Les conclusions d’audit sont transmises après traitement des non-conformités (majeures ou mineures) sous la forme d’un rapport au comité de certification. Le comité de certification réalise la revue du dossier de certification afin de pouvoir donner un avis favorable ou défavorable sur le dossier de certification, en cas d’avis favorable le certificat Qualiopi est édité.
Comment accéder a la certification qualiopi ?
Pour obtenir une certification Qualiopi, il faut s’adresser à l’un des certificateurs agréés.
Le ministère du Travail diffuse la liste des organismes certificateurs (L. 6316-2 et R. 6316-3) accrédités ou autorisés par le Comité français d’accréditation (Cofrac) à démarrer les activités de certification de ces prestataires d’actions concourant au développement des compétences sur la base du référentiel national de certification qualité.
Comment se déroule l’audit pour la certification ?
L’audit Qualiopi est un processus d’évaluation réalisé par un organisme certificateur accrédité afin de vérifier qu’un prestataire d’actions de formation respecte les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
La certification est une démarche qualité et d’amélioration continue basée sur la réalisation de :
- Un audit initial
- Un audit de surveillance
L’audit initial :
C’est le premier audit à passer, au cours duquel un auditeur sera chargé de vérifier que l’organisme de formation respecte bien tous les critères et indicateurs du cahier des charges Qualiopi. Il concerne uniquement les organismes n’ayant pas encore la certification. Après avoir préparé son audit, et être bien certain d’être conforme avec les Indicateurs du référentiel, l’obtention de la certification passe par l’audit initial. Il est important de noter que la durée de validité de l’audit initial est de 3 ans. À l’issu de ce délai, il faudra passer passer un nouvel audit appelé audit de renouvellement afin de reprolonger votre certification pour 3 années supplémentaires. Mais entre temps, un nouveau contrôle plus léger s’impose : l’audit de surveillance.
L’audit de surveillance :
L’audit de surveillance intervient entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification Qualiopi, soit suivant la date de réussite de l’audit initial. Il permet de vérifier que l’organisme de formation continue à respecter les critères de qualité exigés par le Référentiel national qualité (RNQ) en vigueur. C’est l’une des étapes cruciales du cycle Qualiopi pour les organismes de formation en France. En effet, la certification Qualiopi impose des critères stricts et précis en matière de qualité de la formation. L’auditeur conduit son audit selon trois axes : tout d’abord, il étudie les éléments de preuve relatifs à l’activité de l’organisme ; ensuite, il analyse une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit et leur conformité vis-à-vis du référentiel ; enfin, il vérifie les actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme.
Combien coûte qualiopi en 2025 ?
La certification Qualiopi est ventilée en trois audits :
- l’audit initial
- l’audit de surveillance (entre 14 et 22 mois plus après le 1er audit)
- l’audit de renouvellement
Chacun de ces trois audits à un coût spécifique. Celui-ci est lui-même fonction de trois facteurs :
- le chiffre d’affaires de l’organisme
- le statut de l’organisme (OF, VAE, CBC, CFA)
- le nombre de sites de l’organisme audité
Grâce au deux premiers critères, on peut calculer le nombre de jours d’audit “socle”. A ce nombre viennent ensuite s’ajouter des jours d’audits supplémentaires dont le nombre est fluctuant en fonction du nombre total de sites de l’organisme.
Les tarifs vont ensuite dépendre de l’organisme certificateur en question : comptez entre 900 et 1600 euros HT par jour pour la certification.
L’audit de surveillance est généralement inclus dans les prestations et tarifs lors de l’obtention de la certification Qualiopi car il est obligatoire et intervient dès le 14e mois suivant l’audit initial.
Préparation vers la certification qualiopi
D’un point de vue légal, les organismes de formation ne sont pas obligés de solliciter un accompagnement Qualiopi pour préparer leurs différents audits (audit initial, audit de surveillance, audit de renouvellement).
Pour bien préparer leur certification, les centres de formation peuvent s’appuyer sur le guide de lecture du Référentiel national Qualité, disponible sur le site Internet travail-emploi.gouv.fr. Il détaille pour chacun des 7 critères et 32 indicateurs du référentiel Qualiopi, les différents éléments de preuve qui seront demandés aux centres de formation pour être certifiés.
Pour les centres de formation qui ne bénéficient d’un niveau de structuration suffisant, et qui n’ont pas l’habitude de ce genre de démarche, ou manquent de temps, ont davantage d’arguments pour se tourner vers un accompagnement Qualiopi. Solliciter un consultant externe peut leur permettre de gagner en efficacité et en sérénité.
Quels sont les avantages de la certification qualiopi ?
Qualiopi est l’unique certification qui permet aux organismes de formation d’attester que leur programme et leur pédagogie correspondent parfaitement aux exigences du gouvernement. Dès lors, il est possible de financer la formation par le Compte Professionnel de Formation (CPF) ou encore par un OPCO.
La certification Qualiopi est devenue incontournable pour les organismes de formation en France. Elle offre de nombreux avantages et constitue un gage de qualité et de professionnalisme.
Premièrement, la certification Qualiopi permet aux organismes de formation d’accéder aux financements publics. En étant certifié, les organismes de formation peuvent bénéficier de fonds de formation professionnelle tels que le Compte Personnel de Formation (CPF), ce qui facilite le développement de leurs activités et l’élargissement de leur offre de formation.
La certification Qualiopi est obligatoire depuis le le 1er janvier 2022 pour recevoir des fonds publics (État, région, Pôle Emploi…) et/ou mutualisés (Agefiph par exemple).
Deuxièmement, la certification Qualiopi confère une reconnaissance officielle à l’organisme de formation. Elle atteste de la qualité des prestations proposées, renforçant ainsi sa crédibilité et sa réputation auprès des clients et des partenaires.
Troisièmement, la certification Qualiopi favorise l’amélioration de la qualité des prestations. Elle incite les organismes de formation à mettre en place des processus rigoureux et à adopter des bonnes pratiques pédagogiques. Cela se traduit par des formations de qualité, adaptées aux besoins des apprenants, et une satisfaction accrue des clients.